Gestion des connaissances
Nom féminin

Définition
La gestion des connaissances (ou knowledge management en anglais) est un processus organisé et systématique visant à identifier, capturer, structurer, valoriser et partager les connaissances et les savoir-faire au sein d'une organisation. L'objectif est d'améliorer l'efficacité, l'innovation et la compétitivité en facilitant l'accès à l'information pertinente, en favorisant la collaboration et en préservant le capital intellectuel de l'entreprise.

Objectifs de la gestion des connaissances
Améliorer l'efficacité opérationnelle : Réduire le temps et les ressources nécessaires pour trouver des informations et résoudre des problèmes.
Favoriser l'innovation : Encourager le partage des idées et des meilleures pratiques pour stimuler la créativité et le développement de nouvelles solutions.
Préserver le capital intellectuel : Capturer et stocker les connaissances tacites et explicites pour éviter la perte de savoir-faire, notamment lors des départs à la retraite ou des changements de personnel.
Renforcer la prise de décision : Fournir des informations précises et à jour pour aider les décideurs à prendre des décisions éclairées.
Améliorer la satisfaction des employés : Faciliter l'accès aux connaissances et aux ressources nécessaires pour accomplir leurs tâches, ce qui peut augmenter la motivation et la satisfaction au travail.
Types de connaissances
Connaissances tacites : Connaissances personnelles, difficiles à formaliser et à transmettre, souvent basées sur l'expérience individuelle (ex. : savoir-faire, compétences intuitives).
Connaissances explicites : Connaissances codifiées et facilement transmissibles sous forme de documents, de procédures, de bases de données, etc. (ex. : manuels, rapports, guides).
Processus de gestion des connaissances
Identification : Repérer les connaissances critiques pour l'organisation.
Capture : Documenter et enregistrer les connaissances tacites et explicites.
Stockage : Organiser et conserver les connaissances dans des bases de données, des documents, des systèmes de gestion de contenu, etc.
Partage : Diffuser les connaissances à travers des outils collaboratifs, des formations, des réunions, des réseaux sociaux internes, etc.
Application : Utiliser les connaissances pour résoudre des problèmes, prendre des décisions et améliorer les processus.
Mise à jour : Maintenir les connaissances à jour en révisant et en ajoutant de nouvelles informations régulièrement.
Outils et technologies de gestion des connaissances
Systèmes de gestion de contenu (CMS) : Plateformes pour créer, gérer et publier des contenus numériques.
Intranets et portails d'entreprise : Réseaux internes permettant le partage et l'accès aux informations et aux ressources.
Bases de données et entrepôts de données : Stockage structuré des connaissances explicites.
Outils collaboratifs : Applications de messagerie instantanée, forums, wikis, espaces de travail partagés, etc.
Systèmes de gestion des documents (DMS) : Solutions pour gérer, stocker et suivre les documents électroniques.
Technologies de recherche et d'extraction d'informations : Moteurs de recherche internes, outils d'exploration de données, etc.
Exemples d'application
Consulting : Les cabinets de conseil utilisent des bases de données de connaissances pour capturer et partager les meilleures pratiques, les études de cas et les méthodologies.
Technologie : Les entreprises technologiques déploient des wikis internes et des forums pour permettre aux ingénieurs de partager des solutions et des innovations.
Santé : Les hôpitaux et les cliniques utilisent des systèmes de gestion des connaissances pour stocker et accéder aux protocoles médicaux, aux recherches cliniques et aux dossiers patients.
Éducation : Les établissements d'enseignement développent des plateformes de gestion des connaissances pour faciliter l'accès aux ressources pédagogiques et favoriser la collaboration entre les enseignants et les étudiants.Avantages de la gestion des connaissances
Gain de temps et d'efficacité : Réduction du temps consacré à la recherche d'informations et à la résolution de problèmes.
Amélioration de la qualité des décisions : Accès à des informations précises et pertinentes pour une prise de décision éclairée.
Favorisation de l'innovation : Partage des idées et des meilleures pratiques pour stimuler la créativité et le développement de nouvelles solutions.
Augmentation de la satisfaction des employés : Accès facile aux connaissances et aux ressources nécessaires pour accomplir leurs tâches, ce qui augmente la motivation et la satisfaction au travail. Préservation du savoir-faire : Capture et stockage des connaissances tacites et explicites pour éviter la perte de savoir-faire lors des départs à la retraite, des changements de personnel ou des réorganisations.
Défis de la gestion des connaissances
Résistance au changement : Les employés peuvent être réticents à partager leurs connaissances ou à adopter de nouveaux outils et processus.
Qualité et pertinence des connaissances : Assurer que les informations stockées sont précises, à jour et pertinentes.
Sécurisation des données : Protéger les connaissances sensibles et confidentielles contre les accès non autorisés et les fuites de données.
Culture d'entreprise : Favoriser une culture de partage et de collaboration au sein de l'organisation.
Intégration des systèmes : Assurer la compatibilité et l'interopérabilité des différents outils et technologies de gestion des connaissances.
Études de cas
IBM : IBM a mis en place une plateforme de gestion des connaissances appelée "Knowledge Exchange" pour permettre à ses employés de partager des idées, des meilleures pratiques et des solutions à travers le monde. Cela a permis d'améliorer la collaboration et d'accélérer l'innovation.
Toyota : Toyota utilise des systèmes de gestion des connaissances pour capturer les meilleures pratiques de ses processus de production. Cela permet de standardiser les opérations et d'améliorer la qualité et l'efficacité.
NASA : La NASA a développé une bibliothèque de connaissances pour documenter et partager les leçons apprises de ses missions spatiales. Cela aide à éviter les erreurs passées et à améliorer la planification des missions futures.
Conclusion
La gestion des connaissances est un élément crucial pour les organisations cherchant à maximiser leur efficacité, à favoriser l'innovation et à préserver leur capital intellectuel. En mettant en œuvre des stratégies et des outils de gestion des connaissances, les entreprises peuvent améliorer la prise de décision, renforcer la collaboration et s'assurer que les connaissances précieuses sont accessibles et utilisées de manière optimale. Cependant, il est essentiel de surmonter les défis liés à la qualité des données, à la sécurité et à la culture organisationnelle pour réussir dans cette démarche.