Tutoriel — Gérer les entretiens annuels d’évaluation

1) Préparer le dispositif (0–30’)

Un bon entretien se gagne avant d’entrer dans la salle. On verrouille le cadre, on outille l’objectivité, on évite les pièges (biais, confusion avec l’entretien professionnel réglementaire).

Outils & documents (prêts à l’emploi)

• Auto-évaluation collaborateur (1 page) : 3 réussites marquantes, 2 difficultés, 1 fierté, 1 attente.

• Scorecard manager (1 page) : 5–7 compétences observables (exemples concrets exigés), échelle 0–3 (non démontré → maîtrise).

• Objectifs de l’année N+1 : modèle SMARTER (Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste, Temporel, Évalué régulièrement, Réajustable).

• Plan de développement : formations, missions étirantes, mentoring, ressources.

Planification & logistique (zéro friction)

• Calendrier : créneaux bloqués 45–60 min, salles calmes, visio possible avec caméra.

• Pré-travail : documents envoyés J-10, rappel J-3 ; le collaborateur connaît l’ordre du jour.

• Équité : mêmes trames pour tous les postes d’une famille métier ; traduction claire des niveaux d’attente.

Cadre & biais (pour des évaluations justes)

• Séparer performance & rémunération (si possible) pour libérer la parole.

• Anti-biais : recourir à des faits (dates, chiffres, livrables), éviter le récency bias (prendre l’année entière), vérifier l’effet de halo (ne pas extrapoler).

• Rappel légal (France) : ne pas confondre l’entretien annuel d’évaluation (facultatif) avec l’entretien professionnel (obligatoire tous les 2 ans, finalité différente). Documenter distinctement.

2) Conduire l’entretien (30–60’) : écoute, preuves, décisions

Un bon entretien laisse 70 % du temps de parole au collaborateur, s’appuie sur des exemples vérifiables et se conclut par des engagements concrets.

Déroulé minute par minute (guide souple)

1. Ouverture (5’) : cadre, objectif, durée, règles d’échange (écoute active, droit au désaccord).

2. Rétro de l’année (10–15’) : le collaborateur raconte 2–3 situations factuelles (méthode STAR : Situation, Tâche, Actions, Résultats).

3. Évaluation & feedback (10–15’) : le manager rebondit contre la scorecard (exemples, pas d’étiquettes).

4. Objectifs & développement (15–20’) : écrire 2–4 objectifs SMARTER + 1–2 actions de développement (formation, projet étirant).

5. Clôture (5’) : check de compréhension, date du suivi, prochaines étapes.

Techniques d’échange (simples et puissantes)

• Écoute active : reformulation courte, questions ouvertes orientées comportements (“raconte-moi comment tu as…”, “qu’as-tu mesuré ?”).

• Feedback 3C : Clair (un seul point à la fois), Court (≤ 30 s), Concret (observable).

• Désaccords : revenir aux faits ; si besoin, différer un point qui nécessite vérification, sans rompre l’alliance.

Objectifs & preuves (pour éviter le flou)

• Exemple SMARTER : “D’ici 30/06, réduire le délai de traitement des tickets N2 de 20 % (de 5j à 4j), en standardisant 3 scripts et en coachant 2 N1 ; suivi mensuel dans le tableau X.”

• Preuves : KPI, livrables, retours clients, audits internes. Pas de “ressenti” non étayé.

3) Boucler, suivre et capitaliser (J+1 → J+90)

Un entretien n’a de valeur que s’il change la réalité. On formalise, on calibre entre managers, on suit dans le temps.

Compte-rendu actionnable (J+1)

• Synthèse (½ page) : 3 forces, 2 axes de progrès, 3 objectifs SMARTER, plan de dev.

• Validation : collaborateur relit et commente ; version finale co-signée et stockée dans le SIRH.

• Confidentialité : accès restreint, durée de conservation maîtrisée.

Calibration & équité (S+1)

• Revue croisée managers/RH : on aligne les niveaux (évite l’inflation ou la sévérité isolée).

• Décisions cohérentes : mobilités possibles, priorités de formation, succession-planning.

Suivi cadencé (J+30 / J+60 / J+90)

• Points de suivi (20 min) : état des objectifs, obstacles, appuis nécessaires, mise à jour du plan.

• Mesure de progression : 3 critères observables par objectif ; on collecte une preuve à chaque jalon.

• Rétro continue : on ajuste (le R de SMARTER) plutôt que laisser dériver.

Dépannage rapide

• Monologue du manager → repasser en questions STAR, minuteur visible, garder 70/30.

• Objectifs flous → reformuler avec verbe d’action + métrique + délai + contexte.

• Désaccord persistant → consigner les faits, acter une revue à froid sous 7 jours avec éléments complémentaires.

Validation concrète

• Chaque entretien produit 3 objectifs SMARTER exploitables, 1 plan de développement, 1 date de suivi.

• Taux de complétude des CR = 100 % à J+7 ; premiers suivis tenus.

Amélioration continue

• Après la campagne : 1 question d’entretien à améliorer, 1 biais à surveiller, 1 automatisation (modèles, rappels). Versionner vos trames (v1.2 → v1.3).

Pour aller plus loin

• Outiller le suivi & les rôles : Prendre en main un SIRH en 60 minutes

• Mesurer le progrès entre deux points : Mesurer la progression d’un apprenant/bénéficiaire