Tutoriel — Gérer les absences et congés payés

1) Cadrer le cadre légal et les règles maison (0–20’)

Avant tout, verrouille le cadre : ce qui est légalement requis, ce que prévoit la convention collective, et ce que l’entreprise décide (règles “maison”). La clarté initiale réduit à quasi-zéro les contestations en fin de mois.

• Périmètre v1 : CP/RTT, absences rémunérées/non rémunérées, maladie/accident (IJSS, subrogation), maternité/paternité/adoption, ancienneté, temps partiel.

• Période de référence : du 1er au 31 (ou “du 26 au 25”). Mets cette info au même format dans SIRH, badgeuse et paie.

• Droits & compteurs :
  CP : acquisition 2,5 j/mois (ou selon accord), fractionnement, report, CP anticipés.
  RTT : règles d’éligibilité, décompte (journée/½ journée/heures).
  Maladie : carence, maintien, calcul IJSS et subrogation (oui/non).

• Règles d’usage : délai de prévenance (ex. J-7), période de fermeture (si congés collectifs), périodes hautes/basses, pièces obligatoires (arrêt de travail sous 48 h).

• RGPD & accès : minimisation des infos médicales, habilitations par profil, journal des accès et périodes de conservation.

→ Démarrer proprement : Prendre en main un SIRH en 60 minutes
→ Verrouiller la conformité : Mettre en conformité RGPD en paie

2) Orchestrer la chaîne Demande → Validation → Comptabilisation (20–45’)

La gestion fluide repose sur un workflow court, des règles visibles et des preuves traçables. Pense “moins d’emails, plus d’événements structurés”.

Demande (self-service clair)

• Formulaire unique (SIRH) avec : type d’absence, dates/½ journées, motif, pièce jointe (si requis), commentaire.

• Disponibilité des compteurs en temps réel (solde CP/RTT, compte épargne-temps si existant).

• Rappels automatiques : J-7 (fermeture planning), J-1 (début absence), et relance si pièce manquante.

• Cas particuliers : temps partiel (jours non travaillés), garde d’enfant/aidant (codes dédiés), télétravail (si indemnisé).

Validation (règles, conflits, délégations)

• Workflow : Salarié → Manager (N+1) → RH (si alerte ou absence sensible). Délégation activée en cas d’absence du N+1.

• Règles d’acceptation : seuils d’effectif mini par équipe, conflits sur périodes hautes, priorisation “premier déposé-premier servi” (ou barème).

• Journal : qui/quoi/quand/pourquoi horodaté. Toute modification post-validation crée une nouvelle entrée (pas d’écrasement).

Comptabilisation (compteurs et impacts paie)

• Codification propre (ex.) : CPJ, CPD, RTT, ABSNR, MAL, ATMP, PATERN, MATERN.

• Mécanique : validation ↔ décrément du bon compteur ; les absences rémunérées migrent en variables de paie selon le code (montant/maintien).

• Export paie (mensuel) — format CSV recommandé :
  Matricule;CodeVar;Quantité;PériodeDébut;PériodeFin;Commentaire;JustificatifOuiNon

• Subrogation : si activée, vérifie la présence des IJSS et leur impact sur le net imposable.

3) Contrôler, DSN & pilotage (45–60’)

Sans contrôle, tu piles au moment de la paie. L’idée : 3 tests rapides, une DSN propre et un pilotage mensuel lisible par tous.

• Contrôles express (J-2) :
  Écart temps ↔ paie : total jours/heures d’absence côté SIRH = total côté paie (± 2 % max).
  Top-10 montants (maintien, primes liées) : justification signée manager.
  Échantillon 100 % sensible : entrées/sorties, temps partiel, maladies longues.

• DSN : blocs arrêt S21.G00.60, fins de contrat S21.G00.62, rubriquage cohérent. En cas de gros changements de règles : DSN de test.

• Traçabilité : dossier Absences-AAAA-MM avec exports sources, journal des validations, pièces, export paie, changelog.

• Pilotage : taux d’absentéisme, soldes CP/RTT, demandes en retard, délai moyen de validation.

Dépannage rapide — Compteur négatif : recalcul période & rattrapage, vérifier temps partiel ; IJSS manquantes : contrôler dépôt d’arrêt & paramétrage subrogation ; prime panier + télétravail en doublon : clarifier non-cumul.
Validation concrète — 0 anomalie bloquante à l’import paie, 100 % des arrêts avec pièce, écart temps↔paie ≤ 2 %, DSN test sans erreur.
Amélioration continue — Après chaque mois : +1 règle d’alerte (ex. CP soldés avant fermeture), +1 modèle de justificatif, +1 automatisation (relance auto J-2).