1) Cadrer le périmètre des variables (zéro flou, zéro débat)

Avant d’ouvrir Excel, fige le cadre : quelles variables, d’où viennent-elles, qui valide, à quelle date, et selon quelles règles (convention, accord d’entreprise, usages). Un bon cadrage réduit l’erreur de 80 %.

Cartographie des variables (3 familles + sources)

• Récurrentes (rythme mensuel) — base, temps de travail, primes fixes, ancienneté, tickets resto, titres transport, avantages en nature.
  Sources : SIRH, contrats/avenants, tableaux RH, paramétrage paie.

• Variables d’activité — heures supp/compl., astreintes, travail de nuit, dimanches/jours fériés, prime panier, indemnités de déplacement, télétravail.
  Sources : badgeuse/outil de temps, planning, notes de frais, déclarations managers.

• Absences / événements — CP/RTT, absences non rémunérées, maladie/AT-MP (IJSS, subrogation), maternité/paternité, entrées/sorties, changement temps de travail.
  Sources : demandes validées, arrêts de travail, décisions RH, DSN évènementielle.

Règles écrites = sérénité

• Conditions & plafonds (ex. HS selon contingent, PSS, primes indexées sur présence).

• Période de référence (du 26 au 25 ? du 1er au 31 ?), date de bouclage (J-3) et seuils de justificatifs (scan obligatoire > 25 €).

• Rôles : qui saisit, qui contrôle, qui valide. Un nom par case, pas “équipe X”.

2) Collecter sans oubli (workflow mensuel, minuteur en main)

Objectif : passer d’un “ramassage de pièces” à une chaîne de production. On veut une collecte prévisible, traçable et rejouable.

Workflow opérationnel (J-7 → J+1)

• J-7 | Pré-contrôle : export bruts (badgeuse, notes de frais, planning). Vérification des trous de pointage (> 4 h), HS > 10 % du contrat, absences sans justificatif. Liste rouge partagée aux managers (format : salarié / anomalie / action attendue).

• J-5 | Consolidation : gel des entrées/sorties et des avenants du mois (table “MvtContrat”). Figer la période dans l’outil temps.

• J-3 | Collecte officielle :
  Activité : heures normales, HS/HC, primes panier, déplacements, télétravail (quantités + montants si forfait).
  Absences : CP/RTT, congés sans solde, arrêts (codes distincts), IJSS/subrogation.
  Événements : primes exceptionnelles (motif, centre de coût), rappels, acomptes.
  Format CSV : Matricule; CodeVar; Quantité; Taux/Montant; PériodeDébut; PériodeFin; Commentaire.

• J-2 | Contrôles croisés :
  Concordance temps↔paie : SOMME.SI.ENS par salarié vs. pointeuse.
  Seuils : HS > 43 h hebdo, primes exceptionnelles > 500 €, IJSS sans arrêt = KO.
  Échantillon : 10 % au hasard + 100 % des cas sensibles (entrées/sorties, temps partiel, maladie).

• J-1 | Validation : dernière relance auto aux managers en liste fermée (seules lignes en alerte). Gel des fichiers “prêt-paie” en lecture seule (horodatage).

• J | Injection : import CSV dans la paie (pré-production). Journal d’import archivé.

• J+1 | Retour : rapport anomalies (lignes rejetées, arrondis, plafonds), corrections documentées.

Anti-oubli de terrain

• Feux tricolores par salarié (OK / À vérifier / Manque justificatif).

• Modèles d’attestations & justificatifs (kilométrage, frais, absence).

• Règle des 2 minutes : si une anomalie n’est pas levée en 2’, elle part en liste rouge (traitée par le bon niveau).

3) Contrôler, tracer et préparer la DSN (zéro surprise en fin de mois)

Collecter, c’est bien ; prouver et réutiliser la preuve, c’est mieux. On vise une paie sans rattrapage sauvage et une DSN propre.

Contrôles & preuves (ce qui évite les nuits blanches)

• Table de contrôle (par salarié) :
  Activité : base contractuelle vs. pointage ; HS/HC au bon code ; primes panier ≙ jours déclarés ; télétravail ≙ accord.
  Absences : CP/RTT soldes cohérents ; arrêt maladie avec pièces ; IJSS/subrogation calculées et ventilées (net imposable).
  Événements : entrées/sorties proratisées, avantages en nature révisés, acomptes pointés.

• 3 tests rapides :
  Écart masse salariale mois-1 / mois : justifié en 3 lignes (mouvements, primes, absences).
  Top-10 montants (primes/HS) : explications signées par manager.
  Échantillon 100 % sensible : entrées, sorties, temps partiel, maladie longue.

• Traçabilité : dossier “Variables-AAAA-MM” avec : exports sources, consolidations, journal d’import, liste rouge/verte, validations managers, changelog.

• Pré-DSN : vérifier rubriquage (codes cohérents), blocs d’arrêt (S21.G00.60), fin de contrat (S21.G00.62), régularisations. Lancer une DSN de test si tu as touché aux paramétrages.

Pour aller plus loin ( en cours d'écriture )

• Préparer le dépôt DSN sans stress : Préparer et déposer une DSN de test

• Verrouiller le résultat côté salarié : Contrôler un bulletin de paie

une collecte de variables devenue process — moins de mails, plus de preuves. Et surtout, une paie qui ferme dans la paix.