🖊️ Passer au tout-PDF pour signatures

Introduction

Le PDF (Portable Document Format) est le format standard pour les documents officiels.
Adopter une organisation “tout-PDF” pour les signatures permet de :

• garantir l’intégrité des documents,

• assurer une compatibilité universelle (PC, Mac, mobile),

• sécuriser les signatures électroniques,

• simplifier les workflows administratifs.

Cette fiche détaille les étapes pour passer efficacement au tout-PDF pour les signatures.

(📥 Télécharge la fiche en PDF en bas de page)

Étape 1 – Uniformiser les formats de documents

• Convertis tous les documents Word, Excel, images → PDF standard.

• Nomme les fichiers clairement : Contrat_Duplaa_2025.pdf.

• Vérifie la lisibilité sur différents supports (PC, smartphone, tablette).

✅ Astuce : utilise “Enregistrer sous → PDF” directement dans Word, Excel, LibreOffice.

Étape 2 – Choisir le bon type de PDF

• PDF simple : figé, lecture seule.

• PDF avec champs remplissables : formulaires à compléter avant signature.

• PDF signé numériquement : intégrité et authenticité garanties (certificat).

⚠️ Erreur fréquente : envoyer un Word à signer → il peut être modifié.

Étape 3 – Intégrer la signature électronique

Outils disponibles :

• Adobe Acrobat Reader → fonction “Signer”.

• Foxit PDF, LibreOffice Draw.

• Solutions légales (eIDAS en Europe) : DocuSign, Yousign, CertEurope.

✅ Pour une valeur légale renforcée → privilégie les signatures électroniques certifiées (niveau avancé ou qualifié).

Étape 4 – Mettre en place un workflow tout-PDF

1. Réception → conversion en PDF.

2. Préparation → ajout de champs (nom, date, signature).

3. Signature → via outil intégré ou plateforme.

4. Archivage → stockage centralisé, sécurisé (cloud chiffré, serveur interne).

Étape 5 – Sécuriser et archiver

• Protéger les PDF sensibles par mot de passe si besoin.

• Stocker dans un répertoire partagé avec droits d’accès restreints.

• Conserver les versions signées dans un dossier séparé (“Signés/2025”).

Étape 6 – Former les utilisateurs

• Expliquer la différence entre signature scannée et signature électronique légale.

• Former à l’utilisation de Adobe Acrobat / Yousign.

• Fournir une procédure interne standardisée.

Résumé rapide (Check-list)

• Tous les documents convertis en PDF.

• Choix du bon type de PDF (simple, formulaire, signé).

• Signature électronique intégrée.

• Workflow défini (conversion → signature → archivage).

• Sécurisation et formation des utilisateurs.

(📥 Télécharge la version PDF de la check-list)

Aller plus loin

• 🔗 Réglementation eIDAS – Signature électronique UE

• 🔗 Adobe – Ajouter une signature dans un PDF

• 🔗 Yousign – Signature électronique française

• 🔗 Nos formations ARH / CIP – IFPA.pro

• 🔗 Formations Poitiers – IFPA86.fr

• 🔗 Blog Benjamin Duplaa – Digitalisation et pratiques administratives