📧 Créer des modèles d’emails réutilisables

Introduction

Écrire des emails prend du temps, surtout lorsqu’on répète les mêmes formules (réponse à une candidature, relance, convocation à un atelier, suivi d’un dossier).
Créer des modèles d’emails réutilisables permet de gagner en efficacité, d’harmoniser la communication et de réduire les erreurs.
Cette fiche présente les étapes pour mettre en place et utiliser des modèles d’emails professionnels.

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Étape 1 – Identifier les besoins récurrents

• Liste les emails que tu envoies le plus souvent :
  Convocation à un rendez-vous.
  Relance d’une candidature.
  Remerciement après un entretien.
  Suivi administratif.
  ✅ Astuce : demande à ton équipe quelles situations reviennent le plus fréquemment pour mutualiser les modèles.

Étape 2 – Rédiger un canevas clair et adaptable

• Structure de base :
  Objet précis → “Convocation entretien – [Nom du bénéficiaire]”.
  Accroche polie → “Bonjour [Prénom], …”.
  Corps du message avec zones personnalisables → “[Date], [Heure], [Lieu]”.
  Clôture professionnelle → “Cordialement, [Nom + signature]”.

⚠️ Attention : évite les formules trop impersonnelles, garde un ton humain et adaptable.

Étape 3 – Créer des modèles dans Gmail/Outlook

• Gmail :
  Paramètres → Avancés → Active Modèles.
  Rédige un email, puis Menu → Modèles → Enregistrer comme modèle.
  Réutilise-le depuis le même menu.

• Outlook :
  Nouveau message → Fichier → Enregistrer sous modèle (.oft).
  Accessible depuis Éléments → Choisir un formulaire.

✅ Astuce : nomme tes modèles clairement (“Convocation_CIP”, “Relance_Candidature”) pour les retrouver vite.

Étape 4 – Centraliser et partager les modèles

• Stocke-les dans un dossier partagé (Google Drive, OneDrive).

• Mets-les à jour régulièrement pour garder une cohérence de ton organisation.

• Crée un document “bibliothèque de modèles” pour former les nouveaux arrivants.

Résumé rapide (Check-list)

• Identifier les emails récurrents.

• Rédiger des canevas personnalisables.

• Créer les modèles dans Gmail/Outlook.

• Organiser et partager les modèles avec l’équipe.

(📥 Télécharge la version PDF de la check-list)

Aller plus loin

• 🔗 Documentation Gmail – Utiliser des modèles

• 🔗 Documentation Microsoft – Créer et utiliser un modèle Outlook

• 🔗 Nos formations Assistant RH – IFPA.pro

• 🔗 Formations Poitiers – IFPA86.fr

• 🔗 Blog Benjamin Duplaa – Productivité et reconversion