📧 Générer des emails polis mais fermes

Introduction

Dans le monde professionnel, il est parfois nécessaire d’envoyer un email qui soit courtois dans le ton mais ferme dans le fond.

L’objectif : poser une limite, rappeler une règle, refuser une demande ou exiger une action, sans être impoli ni laisser place au malentendu.

Cette fiche t’explique comment structurer et formuler ce type de message.

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Étape 1 – Définir ton objectif

• Veux-tu rappeler une règle ?

• Refuser poliment une demande ?

• Obtenir une action dans un délai précis ?

✅ Plus ton objectif est clair, plus ton email sera efficace.

Étape 2 – Structurer ton email

Un modèle simple en 4 parties :

1. Salutation polie → Bonjour [Prénom].

2. Rappel factuel → contexte ou référence (“Comme convenu…”, “Suite à votre demande…”).

3. Message ferme → décision claire ou limite fixée.

4. Clôture cordiale → “Je vous remercie de votre compréhension.”

Étape 3 – Employer le ton juste

• Utiliser des formules de politesse neutres (pas trop chaleureuses, pas froides).

• Bannir les tournures agressives (“Vous avez tort…”) → préférer neutres (“Il n’est pas possible de…”).

• Rester factuel et précis : pas d’excuses multiples ni de justifications inutiles.

Étape 4 – Utiliser des formulations clés

• Pour refuser poliment :
  “Je comprends votre demande, cependant il ne sera pas possible de…”

• Pour fixer une limite :
  “Afin de respecter le cadre défini, je vous demande de…”

• Pour exiger une action :
  “Merci de bien vouloir procéder à… avant le [date].”

• Pour fermer sans conflit :
  “J’espère que ce point est clair, restons disponibles pour avancer.”

Étape 5 – Vérifier avant d’envoyer

• Relis ton mail → est-il clair, factuel, sans agressivité inutile ?

• Vérifie l’orthographe → un email ferme avec des fautes perd en crédibilité.

• Ajoute la bonne formule de fin (“Bien cordialement”, “Avec mes salutations”).

Résumé rapide (Check-list)

• Objectif du mail clair.

• Structure en 4 parties (salutation → rappel → message ferme → clôture).

• Formules neutres et polies.

• Demande/action exprimée clairement.

• Relecture avant envoi.

(📥 Télécharge la version PDF de la check-list)

Aller plus loin

• 🔗 CNIL – Règles de communication professionnelle

• 🔗 Harvard Business Review – L’art du feedback ferme et respectueux

• 🔗 Nos formations ARH / CIP – IFPA.pro

• 🔗 Formations Poitiers – IFPA86.fr

• 🔗 Blog Benjamin Duplaa – Communication et posture professionnelle